Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie - procedura udostępnienia dokumentacji archiwalnej

Procedura udostępnienia dokumentacji archiwalnej

Informacja dla osób fizycznych lub ich upoważnionych przedstawicieli, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej

Wymagane dokumenty do złożenia wniosku:
- pisemne zgłoszenie podmiotu zainteresowanego zawierające:
1. imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer telefonu lub adres poczty elektronicznej jeżeli zostały podane do wykorzystania oraz podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty;
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały (jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna);
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4. określenie celu i proponowanego sposobu wykorzystania udostępnionych materiałów.

Formularze do pobrania:
Opłaty za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji
Wniosek o udostepnienie dokumentacji z zasobu archiwalnego KWP w Krakowie

Informacje o opłacie: zgodnie z formularzem.

Sposób składania dokumentów: wniosek można złożyć osobiście
- w Punkcie kancelaryjnym Biura Przepustek ul. Mogilska 109, 31-571 Kraków, /od poniedziałku do piątku godz. 800 - 1500/;
- w Wydziale Ochrony Informacji Niejawnych i Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie, pok. 835 /od poniedziałku do piątku godz. 900 - 1400/;
- lub pocztą na adres: Wydział Ochrony Informacji Niejawnych i Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Krakowie ul. Mogilska 109, 31-571 Kraków.

Termin zakończenia procedury: bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu jednego miesiąca.

Akty prawne związane z procedurą:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej,
- Kodeks postępowania administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku,
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych,
- Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji,
- Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych,
- Zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.

Dodatkowe informacje dotyczące procedury:
1. podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez: 1) umożliwienie osobistego: a) zapoznania się z tymi materiałami, b) utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;
2. przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2. podmioty zobowiązane udostępniają materiały archiwalne w oryginale albo reprodukcje tych materiałów: 1) w dostosowanych do tego celu pomieszczeniach, po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej lub elektronicznej; 2) za pośrednictwem systemów teleinformatycznych wraz z metadanymi reprodukcji. 2a. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zawiera następujące dane zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela: 1) imię i nazwisko; 2) adres zamieszkania; 3) adres korespondencyjny; 4) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania; 5) rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 6) podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

3. jeżeli czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, mogłyby zakłócić innym zainteresowanym dostęp do materiałów archiwalnych, ich wykonywanie odbywa się na podstawie porozumienia między zainteresowanym i podmiotem zobowiązanym.

* Klauzula informacyjna na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Krakowie, ul. Mogilska 109, 31-571 Kraków, dane kontaktowe do inspektora ochrony danych - adres e-mail: iod.kwp@malopolska.policja.gov.pl. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji wniosku na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz.U. z 2019r. poz. 553). Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane jedynie podmiotom uprawnionym do dostępu do danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu dla którego zostały zebrane oraz dla celów archiwizacyjnych przez okres nie dłuższy niż wskazany w odnośnych przepisach prawa krajowego. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.)** ogranicza się stosowanie RODO:
1. art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
2. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.